Laadi tekoälyohje ja ota käyttöön hallitut toimintatavat

Tekoälyn käyttöönotto ei tarkoita vain uuden sovelluksen avaamista henkilöstön käyttöön. Organisaation on hyvä päättää, mihin tekoälyä voidaan käyttää, mitä palveluita työssä saa hyödyntää ja millaisia tietoja niissä voidaan käsitellä. Selkeä tekoälyohje auttaa henkilöstöä toimimaan yhdenmukaisesti, hyödyntämään uusia mahdollisuuksia ja välttämään tarpeettomia riskejä. Ohjeen rinnalle tarvitaan käytännön toimintatapoja, vastuita, koulutusta ja dokumentointia, joiden avulla tekoälyn käyttöä voidaan johtaa ja kehittää.

Miksi organisaatio tarvitsee tekoälyohjeen?

Tekoälypalvelut ovat helposti saatavilla, ja niitä voidaan ottaa käyttöön myös ilman organisaation yhteistä päätöstä. Työntekijä voi käyttää tekoälyä esimerkiksi tekstin muokkaamiseen, kääntämiseen, tiedon tiivistämiseen tai asiakirjan luonnosteluun. Jos käyttöä ei ole ohjeistettu, henkilöstön voi olla vaikea tietää, mitkä palvelut ovat hyväksyttyjä, mitä tietoja niihin saa syöttää ja kuka vastaa tekoälyn tuottaman sisällön tarkistamisesta.

Tekoälyohjeen tarkoituksena ei ole kieltää tai tarpeettomasti rajoittaa uusien työkalujen käyttöä. Hyvä ohje tekee sallitusta käytöstä helpompaa ja turvallisempaa. Kun henkilöstö tietää, mitä saa tehdä ja missä tilanteissa tarvitaan lisäarviointia tai esihenkilön hyväksyntä, tekoälyä voidaan käyttää luottavaisemmin niissä tehtävissä, joihin se soveltuu.

Mitä hyvä tekoälyohje sisältää?

Tekoälyohjeessa kannattaa kuvata organisaation yleiset periaatteet, hyväksytyt käyttötarkoitukset ja tärkeimmät rajoitukset. Ohjeessa voidaan kertoa, mitä tekoälypalveluita työssä saa käyttää, millä käyttäjätunnuksilla niitä käytetään ja saako maksuttomia tai itse hankittuja palveluita hyödyntää työtehtävissä. Lisäksi on tärkeää määritellä, millaisia tietoja palveluihin ei saa syöttää ja kuinka tekoälyn tuottama sisältö tarkistetaan ennen sen käyttämistä, lähettämistä tai julkaisemista.

Ohjeessa voidaan käsitellä myös tekijänoikeuksia, henkilötietojen käsittelyä, liikesalaisuuksia, lähteiden tarkistamista ja tekoälyn käytöstä kertomista. Samalla on hyvä määritellä, kuka vastaa ohjeen ylläpidosta, keneltä henkilöstö voi kysyä neuvoa ja miten havaituista virheistä tai poikkeamista ilmoitetaan. Ohjeen pitää olla riittävän selkeä myös työntekijälle, joka ei tunne tekoälyyn liittyviä teknisiä tai juridisia käsitteitä.

Kaikkea tekoälyn käyttöä ei tarvitse käsitellä samalla tavalla

Tekoälyn käytön riskit riippuvat siitä, mitä palvelua käytetään, millaisia tietoja siinä käsitellään ja mihin tuotosta hyödynnetään. Yleisen idean tai otsikkovaihtoehtojen pyytäminen on eri asia kuin henkilöstötietojen käsitteleminen, sopimuksen arvioiminen tai asiakkaaseen vaikuttavan päätöksen valmistelu. Organisaation kannattaa siksi määritellä tavallisen, matalan riskin käytön lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan tarkempi arviointi tai erillinen hyväksyntä.

Käyttötarkoituksia voidaan luokitella esimerkiksi sallittuihin, erikseen arvioitaviin ja kiellettyihin. Tällainen jaottelu tekee ohjeesta käytännöllisen ja auttaa henkilöstöä tunnistamaan tilanteet, joissa tekoälyn käyttöön liittyy tavallista suurempia vaikutuksia. Samalla voidaan välttää liian yleinen ohje, joka joko sallii kaiken tai käytännössä kieltää hyödyllisetkin käyttötavat.

Hyväksytyt tekoälypalvelut kannattaa dokumentoida

Tekoälypalvelut eroavat toisistaan esimerkiksi sopimusehtojen, tietojen käsittelyn, käyttäjähallinnan, tietoturvan ja hinnoittelun osalta. Organisaation kannattaa pitää ajan tasalla luetteloa palveluista, jotka on hyväksytty työtehtäviin. Luetteloon voidaan merkitä palvelun nimi, käyttötarkoitus, vastuuhenkilö, käyttäjäryhmä, mahdolliset rajoitukset sekä se, milloin palvelu on viimeksi arvioitu.

Dokumentoitu palveluluettelo auttaa ehkäisemään niin sanottua varjo­tekoälyä eli sellaisten palvelujen käyttöä, joista organisaatiolla ei ole tietoa. Samalla se helpottaa käyttöoikeuksien, tilausten ja kustannusten hallintaa. Kun työkalut ja niiden käyttötarkoitukset tunnetaan, niiden hyötyjä voidaan arvioida järjestelmällisemmin ja tarpeettomista tai päällekkäisistä palveluista voidaan luopua hallitusti.

Tietosuoja, tietoturva ja liikesalaisuudet on huomioitava

Tekoälypalveluun syötettävä aineisto voi sisältää henkilötietoja, asiakastietoja, työntekijöitä koskevia tietoja, sopimuksia, hinnoittelua, tuotekehitystietoja tai muuta luottamuksellista aineistoa. Ennen palvelun käyttöönottoa on selvitettävä, miten tietoja käsitellään, missä niitä säilytetään, käytetäänkö niitä palvelun kehittämiseen ja voidaanko tietoja luovuttaa edelleen. Henkilötietojen käsittelylle on oltava asianmukainen käyttötarkoitus ja lainmukainen käsittelyperuste.

Tietoturva ei rajoitu siihen, mitä käyttäjä kirjoittaa tekoälypalvelulle. Arvioinnissa on huomioitava myös käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet, palveluun liitettävät muut järjestelmät, tallennetut keskustelut sekä palveluntarjoajan toimintatavat. Tekoälypalvelulla ei pitäisi olla tarpeettoman laajaa pääsyä organisaation sähköposteihin, tiedostoihin, kokouksiin tai muihin tietovarantoihin. Käyttöoikeudet on rajattava työtehtävien perusteella ja poistettava, kun niitä ei enää tarvita.

Riskien arviointi tukee päätöksentekoa

Tekoälyn käyttöönottoon liittyviä riskejä voidaan arvioida osana organisaation tavallista riskienhallintaa. Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi virheellisen tiedon seurauksia, henkilötietojen tai liikesalaisuuksien paljastumista, toimittajariippuvuutta, palvelun käyttökatkoja, kustannusten kasvua, syrjiviä tuloksia ja henkilöstön osaamiseen liittyviä puutteita. Olennaista on suhteuttaa arviointi palvelun todelliseen käyttötarkoitukseen ja mahdollisiin vaikutuksiin.

Kaikkia riskejä ei voida poistaa, mutta niitä voidaan pienentää esimerkiksi koulutuksella, käyttörajoituksilla, ihmisen tekemällä tarkistuksella, käyttöoikeuksien hallinnalla ja vaihtoehtoisilla toimintatavoilla. Arvioinnissa havaituille puutteille on hyvä nimetä vastuuhenkilö, toimenpide ja aikataulu. Näin riskien arviointi johtaa käytännön parannuksiin eikä jää irralliseksi asiakirjaksi.

Palveluntarjoaja ja sopimukset on arvioitava ennen hankintaa

Tekoälypalvelun hankinnassa kannattaa tarkastella muutakin kuin kiinnostavia ominaisuuksia ja kokeilujakson hintaa. Organisaation on hyvä selvittää palveluntarjoajan luotettavuus, tietojen käsittely, sopimusehdot, palvelutaso, tietojen siirrettävyys ja mahdollisuus lopettaa palvelun käyttö. Myös se on tärkeää, miten palveluntarjoaja ilmoittaa muutoksista ja voiko palvelun toiminta tai hinnoittelu muuttua yksipuolisesti.

Ulkopuolinen tekoälykonsultti voi auttaa käyttökohteiden tunnistamisessa, koulutuksessa ja ohjeiden laatimisessa. Organisaation ei kuitenkaan kannata siirtää koko harkintaa ulkopuoliselle toimijalle. Johdon on itse ymmärrettävä, mitä ollaan hankkimassa, mihin palvelua käytetään ja kuka vastaa käytöstä. Konsultoinnin tuloksena pitäisi syntyä myös organisaation omaa osaamista, dokumentaatiota ja käytännössä toimivia menettelyjä.

Poikkeamat ja kokemukset auttavat kehittämään toimintaa

Tekoälyn käytössä voidaan havaita virheellisiä vastauksia, epäasiallista sisältöä, tietoturvaongelmia tai tilanteita, joissa ohjeet eivät anna riittävää vastausta. Henkilöstölle on kerrottava, miten tällaisesta havainnosta ilmoitetaan ja kuka asian käsittelee. Ilmoittamisen pitää olla helppoa, eikä tavallisesta inhimillisestä erehdyksestä ilmoittamista pidä tarpeettomasti pelätä.

Poikkeamista, kysymyksistä ja hyvistä käyttökokemuksista saadaan arvokasta tietoa ohjeen kehittämiseen. Jos sama epäselvyys toistuu useasti, koulutusta tai ohjetta on todennäköisesti täsmennettävä. Samalla voidaan tunnistaa uusia hyödyllisiä käyttötapoja ja jakaa niitä hallitusti muulle henkilöstölle.

Tekoälyohje on pidettävä ajan tasalla

Tekoälypalvelut, niiden ominaisuudet ja niitä koskeva sääntely muuttuvat nopeasti. Tämän vuoksi tekoälyohjeelle kannattaa määritellä vastuuhenkilö, hyväksymismenettely ja säännöllinen tarkistusajankohta. Ohje on päivitettävä myös silloin, kun organisaatio ottaa käyttöön uuden palvelun, muuttaa tekoälyn käyttötarkoitusta tai havaitsee toiminnassa merkittävän puutteen.

Ajantasainen asiakirjahallinta varmistaa, että henkilöstön käytössä on hyväksytty ohje eikä vanhentuneita versioita jää rinnakkaiseen käyttöön. Muutoksista on myös tiedotettava ja tarvittaessa järjestettävä täydentävää koulutusta. Ohjeen julkaiseminen ei yksin riitä, jos henkilöstö ei tunne sen sisältöä tai tiedä, mistä voimassa oleva versio löytyy.

Hallittu käyttö mahdollistaa tekoälyn hyödyt

Tekoälyn turvallinen käyttöönotto ei edellytä raskasta hallintomallia. Monessa organisaatiossa hyvä alku syntyy selkeästä tekoälyohjeesta, hyväksyttyjen palvelujen luettelosta, riskien arvioinnista, henkilöstön koulutuksesta ja nimetyistä vastuista. Toimintatapoja voidaan täydentää käytön laajentuessa ja kokemusten karttuessa.

Laadi organisaatiollesi tekoälyohje ja rakenna sen ympärille käytännön toimintamalli. Näin tekoälyä voidaan hyödyntää myönteisesti ja suunnitelmallisesti ilman, että tietosuoja, tietoturva tai organisaation vastuut jäävät taka-alalle.