Tekoälykoulutus tukee turvallista ja sujuvaa työskentelyä

Tekoälystä voi olla huomattavaa hyötyä lähes kaikissa organisaatioissa. Se voi nopeuttaa tiedon käsittelyä, helpottaa tekstien ja suunnitelmien laatimista, tarjota uusia näkökulmia sekä auttaa henkilöstöä tavallisissa työtehtävissä. Hyötyjen saavuttaminen edellyttää kuitenkin sitä, että työntekijät, esihenkilöt ja johto ymmärtävät tekoälyn mahdollisuuksien lisäksi sen rajoitukset ja riskit. Käytännönläheinen tekoälykoulutus auttaa ottamaan uudet työkalut käyttöön hallitusti ja luomaan koko organisaatiolle yhteiset toimintatavat.

Miksi henkilöstö tarvitsee tekoälykoulutusta?

Monet työntekijät käyttävät jo tekoälypalveluita joko työssään tai vapaa-ajallaan. Käyttö voi alkaa omatoimisesti ennen kuin organisaatio on ehtinyt päättää hyväksytyistä palveluista, käyttötarkoituksista tai tietojen käsittelyä koskevista rajoista. Jos yhteisiä ohjeita ja koulutusta ei ole, jokainen käyttäjä joutuu arvioimaan tilanteita oman osaamisensa perusteella. Tällöin tekoälylle saatetaan antaa esimerkiksi henkilötietoja, asiakastietoja, sopimuksia, sisäisiä asiakirjoja tai muita luottamuksellisia tietoja.

Koulutuksen tarkoituksena ei ole estää tekoälyn käyttöä, vaan auttaa henkilöstöä käyttämään sitä hyödyllisesti, turvallisesti ja organisaation tavoitteiden mukaisesti. Kun käyttäjät tuntevat yhteiset pelisäännöt, tekoälyä voidaan hyödyntää rohkeammin niissä tehtävissä, joihin se soveltuu. Samalla vähenevät tietosuojaan, tietoturvaan, virheelliseen sisältöön ja epäselviin vastuisiin liittyvät riskit.

Mitä tekoälylukutaito tarkoittaa työpaikalla?

Tekoälylukutaito tarkoittaa käytännössä kykyä ymmärtää, miten tekoälyä voidaan käyttää, millaisia rajoituksia siihen liittyy ja mitä seurauksia käytöllä voi olla. Kaikkien työntekijöiden ei tarvitse tuntea tekoälyjärjestelmien teknistä toimintaa. Heidän on kuitenkin osattava arvioida, millaisia tietoja palveluun voidaan syöttää, kuinka tekoälyn tuottamaa vastausta tarkistetaan ja milloin tehtävää ei pidä antaa tekoälyn hoidettavaksi.

EU:n tekoälyasetus edellyttää, että tekoälyjärjestelmien tarjoajat ja käyttöönottajat huolehtivat henkilöstönsä riittävästä tekoälylukutaidosta. Koulutuksen sisältöön vaikuttavat käytettävät järjestelmät, henkilöstön tehtävät sekä tekoälyn käytöstä mahdollisesti aiheutuvat riskit. Yksi yleinen koulutus voi antaa hyvän perustan, mutta osaamista kannattaa täydentää organisaation omilla ohjeilla, esimerkeillä ja työtehtäväkohtaisella opastuksella.

Miten tekoälyä voidaan hyödyntää työssä?

Tekoäly voi auttaa esimerkiksi tekstien luonnostelussa, tiedon jäsentämisessä, ideoinnissa, kääntämisessä, tiivistämisessä ja erilaisten vaihtoehtojen vertailussa. Sitä voidaan käyttää myös koulutusten, ohjeiden, asiakasviestien, markkinointiaineistojen, raporttien ja suunnitelmien valmistelun tukena. Tekoäly voi nopeuttaa työn alkuvaiheita ja vapauttaa aikaa tehtäviin, joissa tarvitaan ihmisen kokemusta, vuorovaikutusta ja päätöksentekoa.

Kaikki käyttötarkoitukset eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Yleisen tekstiluonnoksen tekemiseen liittyvät riskit ovat tavallisesti pienemmät kuin tekoälyn käyttämiseen rekrytoinnissa, henkilöstön arvioinnissa, turvallisuutta koskevissa ratkaisuissa tai asiakkaaseen vaikuttavassa päätöksenteossa. Koulutuksessa on tärkeää opettaa henkilöstöä tunnistamaan käyttötarkoituksen merkitys ja arvioimaan myös mahdollisen virheen seurauksia.

Tekoälyn tuottama sisältö on aina tarkistettava

Tekoäly voi tuottaa sujuvaa ja vakuuttavalta kuulostavaa tekstiä, vaikka osa tiedoista olisi virheellisiä, vanhentuneita tai kokonaan keksittyjä. Se ei välttämättä tunne organisaation olosuhteita, sovellettavaa lainsäädäntöä, työpaikan ohjeita tai toimialan erityisvaatimuksia. Tekoälyn vastausta ei siksi pidä käsitellä automaattisesti oikeana tai valmiina.

Käyttäjän on tarkistettava ainakin keskeiset faktat, lähteet, laskelmat, nimet, päivämäärät ja väitteet. Erityistä huolellisuutta tarvitaan silloin, kun sisältö liittyy työturvallisuuteen, henkilöstöasioihin, tietosuojaan, sopimuksiin, talouteen, terveyteen tai lakisääteisiin velvoitteisiin. Tekoäly voi auttaa työn valmistelussa, mutta vastuu päätöksestä, julkaistusta sisällöstä ja sen vaikutuksista säilyy ihmisellä ja organisaatiolla.

Tietosuoja, tietoturva ja liikesalaisuudet osaksi koulutusta

Yksi tärkeimmistä koulutuksen aiheista on se, mitä tietoja tekoälypalveluun saa antaa. Käyttäjän voi olla vaikea havaita, että tavallinen työasiakirja sisältää henkilötietoja, asiakkaan luottamuksellisia tietoja, sopimusehtoja, hinnoittelua, tuotekehitystietoa tai muuta liikesalaisuutena suojattavaa aineistoa. Tietojen kopioiminen ulkopuoliseen palveluun voi merkitä niiden luovuttamista organisaation oman hallinnan ulkopuolelle.

Henkilöstölle kannattaa antaa selkeä perussääntö: työssä käsiteltäviä henkilötietoja, salassa pidettäviä tietoja tai liikesalaisuuksia ei syötetä tekoälypalveluun ilman organisaation lupaa ja hyväksyttyä toimintatapaa. Myös palvelun sopimusehdot, tietojen säilyttäminen, käyttäjäoikeudet ja mahdollinen käyttö mallien kehittämiseen on arvioitava ennen käyttöönottoa. Helposti saatavilla oleva tai maksuton tekoälypalvelu ei automaattisesti sovellu työasioiden käsittelemiseen.

Esihenkilöllä on tärkeä rooli tekoälyn käytössä

Esihenkilön tehtävänä ei ole toimia tekoälyasiantuntijana, mutta hänen on tunnettava organisaation yhteiset linjaukset ja osattava ohjata henkilöstöä niiden noudattamisessa. Esihenkilön on myös hyvä keskustella työntekijöiden kanssa siitä, mihin tekoälyä käytetään, millaisia hyötyjä siitä saadaan ja millaisia ongelmia käytössä on havaittu. Avoin keskustelu auttaa tunnistamaan hyödyllisiä käyttökohteita sekä korjaamaan epäselviä tai vaarallisia toimintatapoja ajoissa.

Johdon tehtävänä on puolestaan määritellä tekoälyn käytön tavoitteet, vastuut ja hyväksyttävät rajat. Organisaation kannattaa nimetä henkilöt, jotka seuraavat palvelujen kehitystä, ylläpitävät ohjeita ja käsittelevät käyttöön liittyviä kysymyksiä. Koulutusta, ohjeita ja hyväksyttyjen palvelujen luetteloa on päivitettävä, koska tekoälypalvelut ja niitä koskevat vaatimukset muuttuvat nopeasti.

Tekoälykoulutus osaksi osaamisen johtamista

Yksittäinen koulutustilaisuus voi antaa hyvän alun, mutta turvallinen käyttö edellyttää osaamisen ylläpitämistä. Uudet työntekijät on perehdytettävä organisaation tekoälyohjeeseen, ja koulutus kannattaa uusia, kun käytettävät palvelut, toimintatavat tai vaatimukset muuttuvat olennaisesti. Myös havaituista virheistä, tietoturvapoikkeamista ja hyvistä käyttötavoista voidaan muodostaa käytännön esimerkkejä seuraaviin koulutuksiin.

Koulutusten suorittaminen on hyvä dokumentoida samalla tavalla kuin muukin henkilöstön osaaminen ja perehdytys. Näin organisaatio pystyy seuraamaan, kuka on saanut koulutuksen, milloin koulutus on suoritettu ja milloin osaamista on tarpeen päivittää. Dokumentointi tukee johtamista, helpottaa esihenkilöiden työtä ja auttaa osoittamaan, että turvallisen tekoälyn käytön eteen on tehty käytännön toimenpiteitä.

Tekoälykoulutus Pro Alustalla

Pro Koulutuksen avulla henkilöstölle voidaan tarjota käytännönläheinen koulutus tekoälyn turvallisesta käytöstä. Koulutus voidaan suorittaa verkossa työn ohessa, minkä jälkeen osaamista arvioidaan tenttikysymyksillä. Hyväksytty koulutussuoritus voidaan tallentaa koulutusrekisteriin, vahvistaa sähköisesti ja osoittaa ladattavalla PDF-todistuksella. Näin koulutus ei jää vain lähetetyksi aineistoksi, vaan sen suorittamista voidaan myös seurata ja dokumentoida.

Pro Alustan työkaluilla tekoälykoulutus voidaan liittää osaksi laajempaa henkilöstön koulutuksen, perehdytyksen ja osaamisen hallintaa. Sama kokonaisuus voi tukea organisaation tekoälyohjeiden jakamista, koulutustarpeiden seurantaa ja toimintatapojen säännöllistä päivittämistä. Ratkaisu soveltuu yritysten lisäksi myös kunnille, seurakunnille, yhdistyksille ja muille organisaatioille.

Turvallinen käyttö alkaa osaamisesta

Tekoäly voi helpottaa työtä, parantaa tuottavuutta ja tukea uusien toimintatapojen kehittämistä. Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun teknologian rinnalla kehitetään henkilöstön osaamista ja sovitaan selkeistä toimintatavoista. Hyvin koulutettu käyttäjä osaa hyödyntää tekoälyä, mutta tunnistaa myös tilanteet, joissa tarvitaan tarkistamista, esihenkilön ohjausta tai muuta asiantuntemusta.

Tutustu Pro Koulutuksen mahdollisuuksiin ja rakenna organisaatiollesi käytännönläheinen tapa kouluttaa henkilöstöä, seurata koulutussuorituksia ja ylläpitää tekoälyn turvalliseen käyttöön tarvittavaa osaamista.